A NECESSÁRIA DUE DILIGENCE NOS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO

De forma bem simplificada, Due Diligence é uma prática que consiste basicamente em fazer uma investigação e análise de risco de tudo que pode ocorrer no futuro, antes de se firmar um relacionamento contratual, através de relatório e respectiva documentação que o justifica, visando segurança jurídica e eficiência no negócio.

Todo esse procedimento analítico documental é extremamente necessário na vida condominial, no que toca a evitar contratações que possam trazer riscos/prejuízos, através de passivo judicial e financeiro para o condomínio, além de preservar a ética e a imparcialidade quanto a forma de contratação de funcionários, colaboradores e prestadores de serviços em geral, evitando que se coloque em dúvida a idoneidade da gestão nesse sentido (síndico e até mesmo conselheiros).

Outrossim, os maiores deveres e riscos que decorrem de errônea contratação de um prestador de serviços para os condomínios e que responsabilizam diretamente o síndico, civil e criminalmente, são:

Descumprimento dos deveres legais;

Descumprimento dos deveres contidos na Convenção e no Regulamento Interno;

Contratações de serviços com valores superfaturados comparados similares no mercado;

Contratações baseadas em favoritismos, nepotismos e corrupções;

Contratações sem análise prévia de referências anteriores em outros condomínios (qualidade, preço etc);

Contratações sem ponderar a expertise da empresa; ETC…

Com o fito de resguardar o síndico e a massa condominial, a Due Diligence que sugerimos para a contratação de prestadores de serviços deve conter, no mínimo, os seguintes documentos:

cópia do contrato social e de todas as alterações;

emissão de certidões pessoais dos sócios da empresa;

comprovante de endereço dos sócios da empresa;

alvará de funcionamento da empresa;

certidão de regularidade da empresa na junta comercial do Estado e na Receita Federal do Brasil ou órgão e/ou entidade de classe;

(em caso de contratação de Mão de Obra) Cópias das guias de recolhimento do INSS e demais encargos dos funcionários que irão trabalhar no condomínio;

(em caso de contratação de Mão de Obra) Certificado de Regularidade junto ao FGTS (CRF);

certidão Negativa de Débitos Trabalhistas junto ao TST;

prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Município, relativo ao domicílio ou sede da empresa participante, pertinente ao seu ramo de atividade;

Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, emitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil;

Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou prestadores de serviços autônomos;

(Em caso de contratação de Mão de Obra), verificar se a empresa terceirizada está cumprindo com a convenção Coletiva de Trabalho da categoria;

certidão negativa de débitos de tributos Estaduais e Federais;

certidão dos feitos ajuizados (distribuidores da justiça).

Sugerimos o prazo máximo de 10 (dez) dias uteis para que todos esses documentos sejam entregues (de uma só vez e não “picados”) à gestão condominial pela empresa que pretende ser contratada.

Sob outro enfoque, necessário se faz separar as funções e esclarecer que incumbe ao síndico ou administradora exigir a apresentação de tais documentos por parte do pretenso prestador de serviços, e AO DEPARTAMENTO JURÍDICO CONTRATADO ESPECIFICAMENTE PARA TAL FINALIDADE, PROCEDER A ANÁLISE MINUCIOSA DOS MESMOS, QUE DEVERÃO SER-LHE ENCAMINHADOS JUNTAMENTE COM O CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, PARA QUE, ENTÃO, SEJA EMITIDO O PARECER JURÍDICO.

Nesse liame, o dossiê completo da Due Diligence, portanto, será composto dos documentos apresentados, inclusive das certidões, do contrato de prestação de serviços apresentado pela empresa postulante e pelo Parecer do Departamento Jurídico.

Derradeiramente, frise-se que o síndico do condomínio é quem decidirá pela contratação ou não da empresa que se candidatou à prestação de serviços em questão, não sendo o caso de se levar à consultoria do Conselho ou mesmo deliberação assemblear, por se tratar de decisão de cunho de sua exclusiva competência.

Todavia, se o síndico desejar levar a Due Diligence a amplo conhecimento da comunidade condominial, poderá tomar por escrito a opinião do Conselho Consultivo em reunião fechada e/ou até mesmo encaminhar o tema para votação em assembleia geral extraordinária, não havendo qualquer impedimento nesse sentido.

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